ビジネスメールの構成にはある程度決まったテンプレートがあります。教員や教務課の職員の方々は、日々のメールでテンプレートに沿ったメールを書いています。そのため、メールのどの部分にどんなことが書いてあるかについて、ある程度の共通認識があります。重要なことがメールのどの部分にどのように書いてあるか分かっているから、円滑にやり取りができるわけです。

そんな中、学生からテンプレートに沿っていないメールが送られてきたら何が起こるでしょうか。まず、要件がわからないという問題が起きます。先生方にインタビューをすると、学生からメールが来た時に、何が書いてあるかわからず、理解するのに非常に時間がかかるという声をよく耳にします。これに付随する問題として、学生が教員から聞きたかったことに対する回答が得づらいという問題が発生します。先生方も、何が書いてあるのかわかりにくいメールに正しく回答するのはとても難しいのです。その結果、何度もやり取りをしなければならず、１つの要件にとても長い時間がかかってしまいます。読めないメールには返信しないという先生や、そのようなメールが自動的にゴミ箱に送られるように設定している先生もいるようです。

これらのことから、テンプレートに沿ったメールを作成することは重要だということがわかると思います。

当サイトでは頻繁に使われるメールを自動生成するサービスを行っています。ぜひご利用ください。

• レポート提出メール
• 教授に質問があるときのアポイントメール
• 授業を欠席・遅刻する際の連絡メール
• 教授に履修の相談をするメール
• 履修中の授業についての一般的な内容のメール
• 教授からメールの返信がないとき返信を促すメール
• 成績やレポートの評価に納得がいかないときの問い合わせ
• ゼミをやめたいときに送るメール
• 大学の教務システムがうまく動作しないときの問い合わせ
• 学習支援システムがうまく動作しないときの問い合わせ
• 履修登録についての問い合わせ
• 成績照会についての問い合わせ
• 卒業要件についての問い合わせ
• 授業料についての問い合わせ
• 会社説明会への参加を申し込みたいとき
• 会社説明会のお礼を伝えたいとき
• 会社説明会の参加案内に返信が必要なとき
• 会社説明会の参加を辞退したいとき
• ＯＢ・ＯＧ訪問を申し込みたいとき

リンク先に目的のメール形式がなかった方は、以下の手順に沿って、テンプレートに沿ったメールを作成してみましょう。

基本的にメールは、

「件名→宛名→挨拶→自己紹介→本文→署名」

という構成です。

件名

件名は内容を簡潔に表す必要があります。なぜなら、メールの件名を見ずに本文にアクセスすることはほとんどないからです。皆さんも自分に届いたメールの本文は、件名クリックしたりしないと見ることができませんよね。教員や教務課の職員の方々も同じです。

「いつもお世話になっております」や「学籍番号11B24613661の鈴木〇〇です」のような件名は、何についてのメールなの分かりません。このような件名では、相手に見落とされてしまうかもしれません。場合によってはそのままゴミ箱に送られます。また、やり取りを進めていくと、メールを後日見直すこともあります。その際に内容と関係無い件名をつけていると、相手だけでなく自分にとっても検索しにくく、やり取りが遅れる原因になります。

どのような件名をつけるかも非常に重要です。件名は内容を反映し、画面上で省略されない長さになるようにしましょう。以下、件名の例文になります。

「ミクロ経済学Ⅰのレポートの提出について」

「線形代数学の出席について」

「微分積分学の成績照会について」

教員が複数の大学で授業を持っていて、大学のアドレスを使用していない場合には

「〇〇大学のミクロ経済学Ⅰのレポートの提出について」

「〇〇大学の線形代数学の出席について」

のようにすると分かりやすいです。

宛名

メール本文の一番始めに記入するのは「宛名」です。文脈によって宛名をどこまで丁寧に書くか決定します。学内の先生宛であれば

「〇〇先生」

で構いません。他学部の先生の授業を受けていて、その先生にメールを送る場合には

「〇〇学部〇〇学科　〇〇先生」

とすると無難でしょう。教員が複数の大学で授業を持っていて、大学のアドレスを使用していない場合には、

「〇〇大学〇〇学部〇〇学科　〇〇先生」

とすると良いでしょう。基本的には、

「大学名→部署名→名前+敬称」

の形で宛名を書くのが一般的です。団体宛には「御中」や「各位」、相手の名前が分からない場合には「ご担当者様」とするのが無難です。大学の場合、部署名は「教務課」や「学生課」、「健康管理センター」などです。

文頭の挨拶

宛名を書いたら、冒頭の挨拶を行うことがテンプレートです。

汎用性が高い挨拶は「お世話になっております」ですが、相手が教員の場合には「いつもご指導ありがとうございます」のような立場を反映した挨拶を好む先生もいらっしゃいます。

自己紹介

挨拶が終わったら、自分の名前を名乗ります。

構成は宛名と同じで

「学部→学科→氏名」

の順番です。

本文

以上の流れは形式化しています。出来るだけ１回のやり取りで済むように、伝えたい要件と自分の状況などを正確かつ簡潔に書きましょう。必要な情報が書かれていないと、返信を繰り返すことになり送信者返信者共に疲れてしまいますので、情報が少ないよりは多いほうが良いです。ただし、一度書いた本文は見直しを行い、余計なことを書いていないか確認するようにしましょう

署名

署名とは、送信名や連絡先をまとめた情報です。署名はメールにおける名刺のようなものです。宛名と同じように、情報に誤りが無いように注意して作成しましょう。